Nomadas

En este artículo detallo el tema de las herramientas y sistemas que usamos para unir y manejar un equipo de nómadas digitales.

Nuestro equipo usa diferentes sistemas y herramientas, en donde lo más importante es la buena comunicación, por lo general usamos el chat de Gmail ya que es donde tenemos nuestro correo empresarial. Para reuniones, habitualmente nos apoyamos en los Hangouts, no obstante también usamos Skype o Zoom (Skype no es nuestra opción #1 ya que usualmente nos presenta problemas de conectividad/ comunicación inestable). Sin bien existen sistemas más enfocados para la comunicación de equipos de trabajo como Slack, para nosotros más que la herramienta, lo importante es lograr que todos estemos enfocados en generar comunicación clara y de calidad y Gmail hace el trabajo bien.

Respecto al sistema de manejo de proyectos, usamos una herramienta llamada Podio, www.podio.com, hemos encontrado en ella los elementos adecuados para llevar el control de los clientes, proyectos y avances del equipo. Ciertamente existen muchas herramientas en el mercado que cumplen este propósito, lo importante para nosotros es que se ajuste a las necesidades del equipo, sea sencilla de manejar e internamente se fomente adecuadamente el uso de esta.

En cuanto a las reuniones del equipo interno, Manejamos ciclos de dos semanas con metas de corto plazo de desarrollo y producción, y estas a su vez están atadas a metas más grandes de 3, 6 y 12 meses. Ciertamente la distancia y a veces los cambios de horarios hacen que esta tarea sea un poco más difícil, la comunicación principalmente se da por correo o chat. Tenemos reuniones cada dos semanas que se realizan generalmente los Lunes para mirar cómo va a ser del desarrollo de trabajo del siguiente ciclo, luego programamos una reunión a mitad de ciclo para revisar el progreso y desarrollo de este.

Ya cada uno de los miembros del equipo al liderar sus proyectos, sabe sus responsabilidades y en el día a día se realizan chequeos cortos entre los equipos, si el equipo directivo necesita más reuniones durante el ciclo, las organizamos dentro de ciertas horas especiales.

Hemos visto que gran parte de tener esta libertad es saber manejarla, por un tiempo caímos en la trampa de querer que todo el equipo estuviera conectado prácticamente todo el tiempo, esto generó una situación en donde era difícil separar el trabajo de la familia y/o relaciones personales pudiendo llegar a afectarles, fue algo que tuvimos que aprender a controlar; para solucionar esa situación diseñamos un sistema en donde todos los días tenemos programadas entre 4 y 5 horas en las cuales debemos estar todos conectados, ya sea para solucionar o discutir puntos importantes, trabajar juntos en temas que requieran la interacción inmediata o para responder dudas. Este sistema nos permite tener unas horas de trabajo en equipo sin importar distancia ni diferencias horarias, el tiempo restante del dia cada uno lo maneja como lo crea más conveniente. Un resultado emergente es que nos obliga a planear todo mucho mejor y a administrar el tiempo de una manera más óptima. Al final sin importar el sistema que usemos, lo importante es la autodisciplina y compromiso frente a el equipo y el sistema de trabajo.

La conclusión a la que llegamos es que primero está la inculcación a la autodisciplina en la comunicación (comunicación proactiva) y las buenas prácticas de esta, esto, unido al buen uso de las herramientas nos da una comunicación constante, de calidad y clara. Es fácil y tentador tratar de usar las mejores y más nuevas herramientas o sistemas, pero eso al final solo hace que uno se enfoque en una meta diferente “ser innovador en lo que se usa” y que acabe el equipo con miles de claves y herramientas que nunca dominan 100%, solo por creer que algo nuevo es mejor y nos hará ver más profesionales. Nosotros sencillamente nos enfocamos en usar las herramientas que nos hagan la vida más fácil y en cuanto a los sistemas que usamos, aprendemos de los existentes, pero siempre teniendo en mente que cada equipo y persona es diferente.

Por:
Luis Parra

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